実際に文書管理を使っている人の声を聞いてみた

実際に文書管理を使っている人の声を聞いてみた

起業を始めるために必要なこととして、文書管理をデジタル化することのメリットは、たくさんあります。
多くの企業が文書をデジタル化しているという現状からも、それは理解されているでしょう。

ここではデジタル化のメリットについて改めて見ていきたいと思います。

文書を配布する必要がない

文書をデジタル化することで、文書を配布する必要がなくなります。
例えば、社員全体になにかを通達する時には、全員分のプリントを印刷して配布をしなければなりませんでしたよね。
これは今まで当たり前とされてきましたが、大変な手間とコストがかかっていました。
印刷してそれを配布するって、考えてみたらすごい手間ですよね。

でも、デジタル化してクラウド化をしておけば全員がファイルを共有できますので、文書を配布するような必要がなくなるということになります。
これは、文書をデジタル化するとても大きなメリットになることでしょう。
この様なメリットがあるからこそ、文書のデジタル化が進んだといえる事例でもあると思われます。

文書が劣化しない

特に感熱紙の場合、ずっと保管していると紙が黄色くなってしまい、劣化してしまうということがあります。
劣化してしまうと文字が見えにくくなってしまうなど、いいことはあまりありませんよね。
紙が破れやすくなってしまうこともあります。
でも、デジタル化をしておけばいつまでもきれいなまま残すことができますし、印刷やメール送付においても便利です。
劣化しない、文書を綺麗なまま保存ができる文書管理は、状態の良い文章をほぼ永久的に残しておくことができるのです。

なんといっても管理が楽！

なんといっても、文書の管理が楽になるというのが一番のメリット。
保存している文書は検索機能を使えば簡単に出すことができますし、必要がなくなった文書はすぐに削除をすることもできます。
紙の文書では、自分でファイルを開き必要の無い文章を選んで、シュレッダーにかけて破棄をしなければならないのですが、デジタルならデータ上で削除をすれば完了です。

企業で文書管理を行う場合は、セキュリティや検索方法が優れているシステムを導入する管理方法が一般的です。
例えば契約書類の管理システムでは、全国の支社の契約書類をまとめて管理ができることはもちろん、更新確認の期日前にアラートや通知メールが届いたりと管理に役立つ補助機能が多くついています。
[サービス例]契約書管理システム「Ofigo契約書管理」

このような画期的なシステムが次々と登場し、文書のデジタル化は躍進したたと考えて良いでしょう。
今後も、管理の効率化向上のため一層文書のデジタル化が進んでいくと考えられます。